Kosten sparen in der Logistik - So geht's
08.10.2021 - Ein Baustein, bei dem Versandhandelsunternehmen Kosten in der Logistik sparen können, ist die Prüfung von Frachtrechnungen. Denn diese wird häufig noch zeitaufwendig manuell durchgeführt. Wie Sie eWzient vorgehen und zusätzlich strategische Informationen sammeln.
von Susanne Fricke
Um in der Logistik Kosten zu sparen, bietet es sich für E-Retailer an, statt einer manuellen Prüfung auf webbasierte Lösungen zu setzen, die den Prüfungsprozess automatisieren und Ressourcen entlasten. Vier Punkte müssen erfüllt sein, damit die Lösung optimal zum Unternehmen passt:
1. Implementierung ohne Einbindung der IT-Abteilung
Je schneller gestartet wird, desto früher liegen Ergebnisse vor. Dies ist gerade bei der Rechnungsprüfung wichtig. Start-up oder Mittelstand? Die Anforderungen unterscheiden sich. Daher ist zu prüfen, mit welchem Aufwand die Software an die Bedürfnisse der Kundschaft angepasst werden kann. Im besten Fall benötigt eine webbasierte Lösung nicht mehr als wenige ausgewählte Stammdaten für einen schnellen Start.
2. Entlastung der Arbeitskräfte
Die workflowgestützte Berarbeitung repetitiver Aufgaben entlastet das Personal spürbar und schafft freie Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten. Im Fokus stehen das automatisierte Aufdecken von Abrechnungsfehlern, die "Reklamation per Mausklick" und die Vorkontierung für die aufwandsarme Übernahme in die Buchhaltung. Alles andere geschieht im Hintergrund. Nur dann sorgt eine Softwarelösung für Ressourcen- und Kosteneffizienz.
3. Passender Funktionsumfang
Es muss hinterfragt werden, welche Ziele mit einer Software erreicht werden sollen. In der Frachtrechnungsprüfung sind dabei zwei Punkte von Relevanz. Wurde die Sendung beauftragt und sind die Kosten zu tragen (sachliche Prüfung)? Ist die Sendung inkl. aller Nebenkosten korrekt abgerechnet (rechnerische Prüfung)?
4. Generierung von Wettbewerbsvorteilen
Durch kontinuierliche Rechnungsprüfung baut sich ein wahrer Datenschatz auf. Diesen richtig analysieren zu können, schafft Informationsvorsprung und Wettbewerbsvorteile. Ein vorausschauend konzipiertes Tool bietet die Möglichkeit, "on demand" Daten strategisch auszuwerten und zu visualisieren. Für Ausschreibungen benötigte Informationen sollten mit nur einem Mausklick exportierbar sein.
Fazit:
Die softwaregestützte und automatisierte Prüfung von Frachtrechnungen spart Zeit und Ressourcen können an anderer Stelle im Unternehmen genutzt werden. Falschabrechnungen werden vermieden. Gleichzeitig werden Informationsquellen geschaffen, die E-Retailern Wettbewerbsvorteile verschaffen.
